Положена ли компенсация за использование авто в служебных целях и как ее получить

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Положена ли компенсация за использование авто в служебных целях и как ее получить

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

Положена ли компенсация за использование авто в служебных целях и как ее получить

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Положена ли компенсация за использование авто в служебных целях и как ее получить

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/kompensatsiya-gsm-komu-chto-i-kak-kompensirovat

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

О.А. АНТОШИНА

  • Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):
  • — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • — возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

  1. — вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
  2. — документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
  3. — порядок использования имущества;
  4. — размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

  • — срок использования имущества;
  • 2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
  • 3) копия технического паспорта транспортного средства;
  • 4) платежные документы;
  • 5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
  • Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
  • 6) путевые листы и иные документы.

Источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/86655/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Современные компании зачастую не имеют достаточно ресурсов для аренды или покупки служебных автомобилей. Поэтому приходится нанимать на работу сотрудника, у которого имеется личный автомобиль.

Сотрудник, эксплуатирующий собственный транспорт в служебных целях, должен знать, что помимо заработной платы он вправе требовать компенсацию затрат на содержание авто.

Разберёмся, какая положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2020 году.

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

В том случае, если сотрудник предприятия систематически используется свой личный автомобиль или мотоцикл для исполнения служебных обязанностей, он вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание транспорта – заправку его бензином, парковку, амортизацию в центре техобслуживания.

Чтобы разногласий с работодателем в будущем не возникало, факт получения компенсации лучше зафиксировать в должностных инструкциях или прикрепить к личному делу письменное согласие на эксплуатацию машины в служебных целях. Нужно проконтролировать, чтобы наниматель издал Приказ для бухгалтера предприятия о доплате к зарплате денежного возмещения за транспорт.

Имейте в виду, что если вы просто используете автомобиль для того, чтобы добираться до работы и возвращаться с рабочего места домой, это не считается использованием авто в служебных целях.

О втором случае можно говорить, когда на авто осуществляется доставка товаров до склада или со склада до квартиры клиентов, если машина используется в службе такси, если сотрудник развозит других работников и так далее.

То есть главное – чтобы должность имела разъездной характер.

Какие расходы работника подлежат возмещению

Когда сотрудник устраивается на работу, зная, что ему предстоит использовать для выполнения должностных инструкций свой личный транспорт, он должен знать, что навязывать ему какие-либо условия или размеры выплат будущий работодатель не вправе. Трудовой кодекс напрямую говорит о том, что в этом отношении должно быть достигнуто обоюдное согласие, после чего конкретные условия оплаты и сроков перечисления средств прописываются в трудовом договоре.

Учтите также, что существует перечень затрат, которые наниматель обязан компенсировать:

  • текущий ремонт транспортного средства (то есть, если вы устраиваетесь на работу с автомобилем, который требует ремонта, работодатель не обязан его оплачивать);
  • оплату технического обслуживания;
  • амортизационные затраты владельца;
  • расходы на машинное масло, бензин, смазочные материалы, антифриз и т.п.

Если транспорт отдаётся в пользование на основании договора аренды, будут покрыты и следующие расходы:

  • на оплату ОСАГО;
  • на содержание машины в надлежащем состоянии;
  • возмещение вреда третьим лицам (при ДТП, например).

статью ⇒ “Порядок оформления льготы по ОСАГО для инвалидов”.

Как выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за эксплуатацию машины может быть назначена в следующей форме:

  • оформление ссуды, на основании которой будет признано безвозмездное использование машины сотрудника;
  • подписание с сотрудником договора аренды транспорта;
  • начисление компенсационных сумм согласно положениям Трудового Кодекса РФ.

Кажется, что для работника наименее выгодным вариантом будет оформление ссуды. Во-первых, ещё при подписании трудового контракта можно отказаться от подобных условий.

Во-вторых, руководство предприятия вряд ли станет подписывать соглашение о ссуде, поскольку в такой ситуации необходимо будет уплачивать дополнительные налоги.

Так происходит, потому что автомобиль будет включён в перечень доходов компании.

В случае с договором аренды доказать свою правоту, в случае возникновения спора в суде, будет проще. По такому соглашению оплата будет фиксированной. Наконец, если начальство предложит служащему доплачивать ему компенсацию за эксплуатацию личного авто, она будет начисляться в зависимости от числа рабочих дней в месяце.

Компенсация за использование собственного автомобиля работника в служебных целях будет исчисляться пропорционально фактически отработанному времени.

Как оформляется компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Чтобы в будущем не возникало проблем относительно оплаты расходов на транспорт сотрудника, эксплуатируемый в служебных целях, документы должны быть оформлены правильно. Для этого у руководителя компании должны быть следующие бумаги:

Документ Комментарий
Договор с работником, в котором он чётко прописал бы своё согласие на эксплуатацию автомобиля Необходимо прописать все подробности того, как именно будет использоваться транспорт Должно присутствовать подробное описание транспорта – технические характеристики, марка, легковой или грузовой тип, гос. номер, год выпуска Нужно указать размер фиксированный ежемесячной компенсации или порядок расчёта возмещения, зависящего от фактически отработанного времени Должен быть указан порядок оплаты возмещения (вместе с зарплатой, отдельным платежом и т.д.) Отдельным пунктом указываются сроки выплат
Нормальный документ Приказ руководителя фирмы о начислении работнику компенсации на указанных условиях
Бумаги автовладельца на используемый транспорт Документ, подтверждающий право собственности Страховка автогражданской ответственности (ОСАГО) ксерокопия ПТС
Путевые листы с фактическим маршрутом, по которому передвигался транспорт
  • Чеки с автозаправочной станции
  • Отчёт бухгалтера с вычислениями расходов на горюче-смазочные материалы
  • Счета на амортизацию транспорта
  • Счета за ремонт в автосервисе
  • Прочие документы, подтверждающие любые понесённые расходы автовладельца

В каком размере выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Затраты на обслуживание грузовых автомобилей, как правило, подлежат оплате в полном объёме.

Существуют нормативы сумм возмещения за месяц работы, которые зависят от мощности автомобиля:

  • 1200 рублей для легковых авто с объёмом двигателя до 2000 куб.;
  • 1500 рублей для транспорта с двигателем, объём которого превышает 2000 куб.;
  • 600 рублей за эксплуатацию мотоцикла.
Читайте также:  Снилс для иностранных граждан: порядок оформления, необходимые документы, нужен ли

Компенсация затрат сотрудника за горюче-смазочные материалы

Согласно положениям действующего законодательства оплата расходов на горюче-смазочные материалы происходит после того, как работник понёс определённые затраты и предоставил в бухгалтерию предприятия подтверждающие оплату ГСМ документы: чеки с АЗС, счета из автосервиса и т.д.

Минимальные и максимальные суммы компенсации

О минимальных компенсациях мы упомянули в пункте о нормативах возмещения расходов, однако, работодатель не обязан следовать им, а сотрудник не должен соглашаться на данные суммы, если считает, что обслуживание транспорта обходится ему дороже. Современные компании в последние годы устанавливают следующие нормы компенсаций:

  • 400 рублей в день за эксплуатацию легковой машины (общая сумма возмещения не будет превышать 8 тыс. рублей в месяц);
  • 200 рублей в день за использование мотоцикла (совокупная сумма за месяц не превысит 4 тыс. рублей).

Возможно, вам будет интересна статья ⇒ “Порядок оформления и получения компенсации за снос гаража”.

Пример расчёта компенсации за использование личного автомобиля на работе

Допустим, фирма предложила сотруднику 4 тысячи рублей в качестве ежемесячной компенсации за использование авто в служебных целях. В августе работник заболел и провёл 14 дней на больничном, зато подрабатывал в выходные.

  1. Чтобы рассчитать, какую сумму получит автовладелец, воспользуемся формулой:
  2. СКМ = ФСМ : КРД х КФОД,
  3. где СКМ – сумма компенсации за месяц;
  4. ФСМ – фиксированная сумма за месяц;
  5. КРД – количество рабочих дней в месяце;
  6. КФОД – количество фактически отработанных дней.

4 000 руб. : 21 дн. х 17 дн. = 3 238 рублей – такую сумму компенсации получит сотрудник за август.

Какие документы нужно оформить для получения компенсации

Документами, подтверждающими расходы на обслуживание личного автомобиля, эксплуатируемого в целях исполнения должностных инструкций, подлежащих возмещению работодателем, будут служить:

Документ Где получить
Чеки на оплату бензина и ГСМ АЗС
Квитанция об оплате штрафа ГИБДД У сотрудника ГИБДД
Квитанция об оплате КАСКО, ОСАГО Офис продаж
Чеки об оплате автостоянки Принявший оплату сотрудник платной стоянки
Чеки об оплате парковки Касса платной парковки
Чек об оплате услуг автомойки Касса платной автомойки
Квитанция об оплате техосмотра Обслуживающий автосервис
Чек на оплату ремонта транспорта Автосервис
ст. 188 ТК РФ Варианты оплаты затрат на использование личного транспорта сотрудников
Постановление Правительства РФ № 92 О нормативах компенсаций за использование автомобиля работника в работе предприятия

Источник: https://kompensacii.ru/kompensaciya-za-ispolzovanie-avto-na-rabote/

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  5. Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  6. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  7. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

  1. Заключить договор аренды.
  2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Источник: https://assistentus.ru/oplata-truda/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

  • Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
  • Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?
  • Ответ: да, можно.
  • При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
  • Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
  • Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Читайте также:  Обоюдная вина в дтп по осаго: предусмотрены ли выплаты водителям?

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007).

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

  1. Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?
  2. Ответ: да, может.
  3. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет: 1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/doplaty_nadbavki_kompensacii/kak_oformit_i_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_kompensaciju_za_ispolzovanie_lichnogo_avtomobilja_sotrudnika/45-1-0-1152

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники.

Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2020, дадим образцы документов.

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем.

Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения.

При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

  • Проведения текущего ремонта.
  • Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
  • Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
  • Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются.

Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится.

Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

  статью: → «Бухгалтерский учет аренды автомобиля у физических, юридических лиц и в иных случаях».

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

  • 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
  • 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

В отношении личного грузового транспорта, привлекаемого для решения производственных задач, законодательством норм не установлено.

Компенсируемые лицу суммы определяются по договоренности о привлечении транспортного средства.

Начисление оговоренной суммы должно подкрепляться первичными документами о расходах, понесенных при эксплуатации техники.  статью: → «Амортизация автомобиля / машины в 2020».

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Читайте также:  Какие гарантии имеет работник на больничном?

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта.

При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря).

Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия Описание условий
Подача работником заявления Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Тип договора Взимание НДФЛ
Соглашение к трудовому договору С сумм компенсации налог не удерживается
Договор аренды Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом
Договор оказания услуг в форме ГПХ

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов.

Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально.

Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Соглашение к договору использования личного автомобиля в служебных целях

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Для учета движения средств используется счет 73. Счет отнесения расходов зависит от профиля предприятия и отделения, в котором трудится работник. Включение в состав расходов для целей БУ производится при начислении сумм.  статью: → «Учет расчетов с персоналом по прочим операциям. (проводки по счету 73)».

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

  • Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
  • Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
  • Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

  • Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
  • Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
  • Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
  • Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
  • Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №3.

Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме.

Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Источник: https://online-buhuchet.ru/kompensaciya-ispolzovaniya-lichnogo-avtomobilya-v-sluzhebnyx-celyax/

Компенсация за использование личного автомобиля

Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Оформление необходимых документов

В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.

Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:

9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия.

Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:

  • Общество с ограниченной ответственностью «Гамма»
  • Приказ №7
  • о назначении компенсации за использование личного имущества работников

г. Санкт-Петербург 01.08.2018 Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года.

Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.

После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.

При отсутствии необходимости использовать автомобиль сотрудника на постоянной основе имеет смысл заключить договор на разовое использование автомобиля сотрудника. Такой вариант также является законным. 

От чего может зависеть сумма компенсации?

Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:

  • за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • на возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.

Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.

Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:

  • при объеме мотора до 2 тысяч см 3 выплачивается 1 200 рублей;
  • при объеме мотора более 2 тысяч см 3 выплачивается 1 500 рублей;
  • для мотоциклов  – 600 рублей.

Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.

При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.

Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:

  • документ, подтверждающий принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • путевые листы (несмотря на то, что Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем Постановлении по делу № А62-5333/2008 от 25.05.2009 года считает, что путевые листы в данном случае необязательны, во избежание споров с ИНФС рекомендуем не игнорировать их оформление);
  • кассовые чеки на ГСМ, парковку и мойку.

Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживание, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, которые за него выплачивает работодатель, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

Порядок выплаты компенсации

Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:

  • размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в производственных целях выплачивается один раз в месяц;
  • компенсация не начисляется, если личный автомобиль не эксплуатируется в производственных целях (работник находится в отпуске, командировке, на больничном); 

Источник: https://tbis.ru/kadry/kompensaciya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Ссылка на основную публикацию