Аренда автомобиля у сотрудника организации: порядок оформления, образец договора

По договору аренды автомобиля арендодатель передаёт арендатору автомобиль во временное владение и пользование за определённое вознаграждение. Разберёмся подробнее.

Договор аренды автомобиля заключается между двумя физическими лицами, одно из которых приобретает статус арендатора, а другое — арендодателя.

Арендодатель — это собственник (как правило) транспортного средства. Он не нуждается в использовании своего автомобиля, но хочет получить от его наличия определённую выгоду.

Арендатору, наоборот, автомобиль очень нужен в целях его непосредственного использования.

На основании договора аренды происходит переход прав владения и пользования от собственника автомобиля к арендатору.

О владении можно говорить, например, если автомобиль находится в гараже конкретного человека при условии, что у него же — ключи от данного авто и все необходимые документы. Пользование предполагает получение определённой пользы от имущества.

Права владения и пользования автомобилем переходят к арендатору не навсегда, а лишь на некоторое время. Собственником остаётся арендодатель. Вследствие этого арендатор не может распоряжаться автомобилем: не может его продать, подарить, обменять.

Арендатор должен выплачивать собственнику за использование автомобиля определённую денежную сумму. Обратите внимание: существует договор, по сущности очень похожий на договор аренды, однако не предполагающий внесения платы. Это договор безвозмездного пользования.

Если у Вас есть возможность получить автомобиль в пользование бесплатно, необходимо оформить именно второй из указанных договоров.

Основные обязанности сторон формируют представление о договоре аренды автомобиля. Арендодатель в соответствии с договором совершает следующие действия:

• передаёт арендатору автомобиль;
• обеспечивает исправное состояние автомобиля (до передачи арендатору).

Арендатор, в свою очередь, выполняет следующие обязанности:

• вовремя осуществляет арендные платежи;
• возвращает автомобиль по истечении срока аренды в том же состоянии, в котором он его получил, но с учётом нормального износа. Непосредственно в договоре можно закрепить положение о требуемом состоянии автомобиля при его возврате собственнику.

Таким образом, по договору аренды собственник, не заинтересованный в использовании своего транспортного средства, передаёт право пользования им арендатору. Данное действие осуществляется на возмездной основе и ограничено временными рамками.

О том, как сдать автомобиль в аренду, читайте в статье нашего юриста.

Виды договора аренды автомобиля

Наиболее распространёнными видами договора аренды транспорта в нашей стране являются договоры аренды автомобиля с экипажем и без такового. Далее рассмотрим каждый из них подробней.

Автомобиль с экипажем

По договору аренды автомобиля с экипажем собственник не только передаёт арендатору автомобиль, но и в качестве дополнения оказывает ему определённые услуги. Они связаны с управлением транспортным средством и его техническим содержанием. Как правило, данные действия производит не сам арендодатель, а подчинённые ему работники.

Обязанности по такому договору распределяются несколько иначе, чем в стандартной схеме. Основной их объём ложится на арендодателя, который дополнительно к основным своим обязанностям совершает следующие действия:

• поддерживает автомобиль в исправном состоянии. Для этого требуется осуществление как текущего, так и капитального ремонта авто. Капитальный ремонт предполагает восстановление тех конструктивных частей автомобиля, без которых его использование для перевозок становится невозможным. Под текущим ремонтом понимается устранение менее значительных дефектов, которые тем или иным образом затрудняют использование имущества;
• предоставляет услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля. Они должны отвечать критерию безопасности. К членам экипажа предъявляется требование о наличии соответствующей квалификации;
• оплачивает работу членов экипажа (т.е. работу водителя). При этом нужно учитывать, что для арендатора соответствующие суммы входят в состав арендной платы;
• осуществляет за свой счёт страхование транспортного средства, а также страхование гражданской ответственности за ущерб, который может быть причинён третьим лицам при его эксплуатации.

На арендатора дополнительно возлагаются лишь расходы по коммерческой эксплуатации (например, оплата топлива). Такая эксплуатация автомобиля осуществляется в ходе предпринимательской деятельности (транспортные перевозки).

В случае повреждения или уничтожения автомобиля арендатор несёт ответственность. Он обязан возместить собственнику автомобиля все убытки, возникшие в такой ситуации. Но для этого последний должен доказать, что автомобиль пострадал по вине арендатора или по иным обстоятельствам, которые специально оговорены в договоре (например, самовозгорание пожароопасного груза).

Автомобиль без экипажа

Заключая договор аренды автомобиля без экипажа, арендатор должен понимать, что практически всё ему придётся делать самостоятельно: и управлять автомобилем, и осуществлять его техническое обслуживание.

Ведь данная сделка не обязывает собственника имущества к оказанию дополнительных услуг. Его роль здесь заключается в предоставлении автомобиля, а большая часть обязанностей перекладывается на плечи арендатора.

Так, арендатор по данному договору обязан осуществлять:

• поддержание арендованного автомобиля в исправном состоянии (сюда входят также действия, связанные с текущим и капитальным ремонтом);
• самостоятельное управление автомобилем;
• его техническое обслуживание;
• расходы на следующие цели:

1. Содержание автомобиля.
2. Страхование автомобиля и страхование ответственности.
3. Расходы, связанные с эксплуатацией.

Для управления автомобилем арендатор может использовать также услуги третьих лиц. Главное, чтобы в роли такого третьего лица не выступал арендодатель.

Какие документы нужны для составления договора аренды автомобиля в 2020 году?

Для оформления договора аренды автомобиля между физическими лицами потребуются следующие документы:

1. Документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт). Этот документ обязаны предоставить и арендодатель, и арендатор. Если одной из них (чаще всего — арендатором) выступает иностранный гражданин, он предоставляет паспорт иностранного гражданина. Личность лица без гражданства удостоверяется также разрешением на временное проживание в Российской Федерации или видом на жительство.
2. Водительское удостоверение соответствующей категории, для иностранных граждан — международное водительское удостоверение. Данный документ предоставляет арендатор при заключении договора аренды автомобиля без экипажа.
3. Свидетельство о регистрации транспортного средства.
4. Технический паспорт транспортного средства.

Последние два документа необходимы для того, чтобы индивидуализировать автомобиль при составлении договора.

Условия договора аренды автомобиля

При заключении договора аренды автомобиля необходимо учесть множество нюансов. Рассмотрим подробнее, какие условия он должен содержать. Отметим ключевые моменты, которые требуют особого внимания сторон.

Обязательные условия договора

Единственное условие, которое нужно согласовать обязательно, — предмет аренды. Им является конкретный автомобиль, который передаётся арендатору.

При заключении сделки нужно достаточно детально прописать характеристику транспортного средства, чтобы выделить его среди множества других. Следует указать:

• марку;
• модель;
• цвет;
• государственный регистрационный номер;
• идентификационный номер;
• кузовной номер;
• номер шасси.

Если при осмотре автомобиля Вы заметили какие-либо дефекты, нужно обязательно данный факт зафиксировать в одном из двух документов: 1) в договоре аренды; 2) в передаточном акте: это отдельный документ, который составляется в момент передачи автомобиля. Иначе Вас могут обвинить в том, что те или иные дефекты появились в результате Вашего пользования автомобилем.

Дополнительные условия договора

В договоре можно урегулировать многие другие моменты. Однако их наличие необязательно: в законе есть общие правила, которые распространяются на всех.

Несмотря на то, что многие условия напрямую регламентируются законом, лучше их закрепить в договоре. Это обеспечит наибольшую выгоду для сторон.

К дополнительным условиям договора относятся следующие:

Срок аренды. Ограничений относительно продолжительности аренды автомобиля в законе нет. Её можно оформить на удобный для сторон срок.

Если срок не прописан в договоре, то считается, что стороны его заключили на неопределённый срок. Договор будет действовать до тех пор, пока собственник или арендодатель не пожелают его расторгнуть.

Предупреждать контрагента о данной новости требуется хотя бы за один месяц.

Арендная плата. При заключении сделки нужно установить форму, срок и порядок внесения арендных платежей. В качестве них рассматриваются не только деньги. Возможны иные формы оплаты, а именно:

• часть прибыли от использования авто;
• оказание услуг;
• передача какой-либо вещи в собственность или в аренду;
• расходы на ремонтные работы.

Предоставление автомобиля и его возврат. Здесь необходимо обусловить срок передачи и состояние передаваемого автомобиля. Арендатор также получает принадлежности (ключи, например) и документы к нему. Во избежание недоразумений нужно составить детальный список таких вещей и закрепить его в договоре.

Если арендатор нарушит срок возврата автомобиля, то собственнику авто причитается арендная плата и возмещаются убытки.

Возможно установление неустойки за несвоевременный возврат автомобиля, размер которой нередко составляет значительную сумму. В связи с этим арендатору следует быть особенно внимательным при подписании договора.

Страхование.

Собственник и арендатор могут распределить между собой расходы, касающиеся страхования автомобиля. Если договор по данному поводу молчит, значит, указанных лиц устраивает общий порядок.

Данный порядок установлен законодателем:

• по договору аренды автомобиля с экипажем страхование осуществляет арендодатель;
• по договору аренды автомобиля без экипажа расходы возлагаются на арендатора.

Выкуп автомобиля. Если арендатора интересует перспектива последующей покупки автомобиля, то ему предоставлена возможность заранее договориться с собственником о выкупе. Сторонам нужно обозначить выкупную цену. В счёт неё могут засчитываться и арендные платежи. После полной оплаты арендатор становится полноправным собственником авто.

На что обратить особое внимание при заключении договора?

Форма договора. Аренду автомобиля необходимо оформлять письменно. Здесь не имеет значения, на какой срок вы его заключаете, каков размер арендных платежей. Где-либо регистрировать договор не нужно. Удостоверять у нотариуса — также необязательно. Это Вы можете сделать, если сомневаетесь в контрагенте.

Возобновление договора. Договор не продлевается автоматически, когда его срок истекает. При оформлении новой сделки прежний арендатор никаких преимуществ перед остальными кандидатами не имеет.

Субаренда. Арендатор вправе передавать автомобиль третьим лицам в субаренду. На это не требуется разрешение собственника.  Если же он хочет исключить возможность передачи автомобиля третьим лицам, в договоре необходимо установить соответствующий запрет.

Ответственность за причинение вреда. По договору аренды автомобиля с экипажем за вред, причинённый другим лицам при использовании авто, отвечает арендодатель. Если машина арендуется без экипажа, наоборот, все убытки возмещает арендатор.

С арендатора могут быть взысканы денежные суммы, которые арендодатель выплатил третьим лицам. Но потребуется доказать, что вред третьим лицам причинён по вине арендатора.

Транспортный налог. Арендатор не обязан уплачивать налог в отношении арендованного автомобиля. Договорное закрепление иного правила не допускается.

Заключение

Заключению договора аренды автомобиля сопутствует множество тонкостей. Очень важным является грамотное юридическое оформление данной сделки.

Для получения реальной выгоды и во избежание убытков в договоре нужно урегулировать права и обязанности сторон достаточно детальным образом. Поэтому для помощи в составлении договора аренды автомобиля лучше обратиться к профессиональным юристам, а скачать договор аренды автомобиля между физическими лицами и юридическими лицами можно по ссылкам ниже.

Скачать договор аренды транспортного средства

Пожалуйста, оцените статью! (8

Источник: https://AutoiZakon.ru/kp/dogovor-arendy-avtomobilya

Договор аренды автомобиля – скачать образец или заполнить бланк онлайн

По Договору аренды автомобиля арендатор выплачивает собственнику арендную плату за временное пользование транспортным средством. Если вы хотите заключить договор не предполагающий внесение денег, то есть пользоваться автомобилем бесплатно, следует заключить договор безвозмездного пользования.

В договоре обязательно прописываются обязанности сторон. Обычно, к обязанностям арендодателя относится передать автомобиль арендатору в исправном состоянии. А к обязанностям арендатора — вовремя вносить ежемесячные платежи и по истечении оговоренных договором сроках вернуть собственнику автомобиль в рабочем состоянии, с учетом естественного износа.

Вы можете использовать типовой бланк договора аренды автомобиля представленный ниже.

Скачать

Образец

Заполнить

• Паспорт.
• Документ о регистрации (для иностранных граждан).
• Водительское удостоверение, соответствующей категории. Для иностранных граждан международное водительское удостоверение, либо нотариально заверенный перевод прав.
• Свидетельство о регистрации ТС.
• Технический паспорт ТС.

Юридическим лицам дополнительно потребуются

• Доверенность на право подписывать договоры.
• Свидетельство о регистрации и устав предприятия.

Строгих требований к оформлению договора аренды автомобиля нет. Он может быть написан в произвольной форме от руки, либо распечатан на принтере. Основное условие наличие паспортных данных всех участников сделки и подписи сторон. Не смотря, на то что наличие многих пунктов не обязательно, лучше все таки прописать их в договоре.

Обязательные условия договора:

• Наличие паспортных данных (адресов и реквизитов);
• Наличие подписей в договоре;
• Подробные характеристики автомобиля (марка, модель, цвет, номер государственной регистрации, идентификационный номер, номер кузова, номер шасси);
• В случае, если при осмотре транспортного средства, выявлены какие либо дефекты их необходимо зафиксировать в договоре.

Дополнительные условия договора:

• Срок аренды. Ограничений по сроку Договора аренды транспортного средства нет. Поэтому, если в договоре не прописаны сроки, договор считается бессрочным и будет действовать до тех пор пока арендатор, либо арендодатель не захотят его расторгнуть.
• Арендная плата. В договоре необходимо указать форму, порядок и сроки внесения договорных платежей. В случае, нарушения сроков выплат, стоит прописать возмещение убытков арендатору.
• Предоставление транспортного средства и его возврат. В этом пункте договора прописываются техническое состояние передаваемого автомобиля. Также стоит прописать список передаваемых вещей (ключи, документы на автомобиль, аптечка, огнетушитель и т.д.).
• Страхование. Если в договоре данный пункт не прописан, то расходы возлагаются на арендатора.

Если остались вопросы как правильно заполнить договор аренды автомобиля можете ознакомиться с заполненным образцом.

• С экипажем (автомобиль предоставляется вместе с водителем и услугами по обслуживанию автомобиля).
• Без экипажа (предоставляется автомобиль без дополнительных услуг и водителя).
• С правом выкупа.

С экипажем. При заключении договора на аренду автомобиля с водителем, оплата услуг связанных с обслуживанием автомобиля и страховкой ложатся на арендодателя.

Без экипажа. При заключении такого вида договора вся имущественная и правовая ответственность лежит на арендаторе. То есть арендатор сам занимается обслуживанием и управлением транспортного средства.

С правом выкупа. В отдельном пункте договора аренды прописывается условие, что по истечению срока действия договора арендатор может выкупить автомобиль по остаточной стоимости.

Все перечисленные виды договоров вы можете скачать в удобном для вас формате, либо заполнить online.

Источник: https://blank-dogovor-kupli-prodazhi.ru/dogovor-arendy-avtomobilya.html

Аренда автомобиля у сотрудника организации: бухгалтерский и налоговый учёт, без экипажа, договор, компенсация за аренду, образец

В современном мире трудно представить себе компанию, деятельность которой может обходиться без автомобиля. Однако далеко не каждое предприятие может себе позволить содержать собственный автопарк.

В этом случае хорошим выходом из ситуации является аренда авто у сотрудника.

Это вполне реальный и выгодный вариант для обеих сторон, но следует учесть все нюансы правильного составления и оформления договора аренды в соответствии действующему Налоговому кодексу Российской Федерации.

Какие документы нужны для оформленияБез и с экипажемДоговор на аренду автомобиляКак правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудникаНДФЛСтраховые взносыНалог на прибыльНДСТранспортный налог Налог на имущество«Упрощёнка»ЕНВДОбщая система + ЕНВДПроцесс оформления аренды авто у сотрудника организацииvar index=document.getElementsByClassName ('index-post');if (index.length>0) {var contents=index [0].getElementsByClassName ('contents');if (contents.length>0) {contents=contents [0]; if (localStorage.getItem ('hide-contents') === '1') {contents.className+=' hide-text'}}}

Какие документы нужны для оформления

Знаете ли вы? Самые высокие автомобильные налоги в Дании. Там они могут достигать 180% от цены автомобиля.

• В частности понадобятся:
• правоустанавливающие документы на транспортное средство; документы владельца автомобиля; корректно составленный Акт приёма-передачи ТС; путевой лист.
• Без и с экипажем

Законодательством предусмотрено оформление договора аренды как с экипажем, то есть кроме своей машины владелец предоставляет услуги водителя на временно ставшим служебным авто, так и без экипажа.

В случае, если транспортное средство арендуется с экипажем, это предусматривает удержание всех налогов и страховых платежей с заработной платы водителя и начисление налога на прибыль на сумму ежемесячной компенсации за аренду машины.

В случае же, если автомобиль берётся в аренду без экипажа, арендная плата также рассматривается как прибыль, получаемая владельцам авто и облагается НДФЛ.

Договор на аренду автомобиля

Как таковой, строгой формы договора на аренду транспортного средства, законодательством не предусмотрено. Образец такого документа можно найти в свободном доступе в интернете. Соглашение должно содержать необходимые реквизиты, предусмотренные Федеральным Законом «О бухгалтерском учёте».

Важно! При использовании прокатного автотранспорта предприятие обязано сообщить об этом в Росприроднадзор, где ему установят размер платы за загрязнение окружающей среды.

1. В частности в договоре должны обязательно присутствовать следующие сведения:
2. наименование договора;полное наименование компании, от имени которой составлено соглашение; расшифровка хозяйственной операции; срок действия соглашения;строго оговоренный размер арендной платы;график выплат ежемесячной компенсации за использование ТС;порядок обслуживания авто;ответственность сторон за ремонт машины;действия участников договора при возникновении форс-мажорных ситуаций;список лиц, ответственных за соблюдение правил документа;действия сторон в случае несоблюдения условий соглашения; подписи сторон;дату заключения.
3. Кроме того, следует оговорить возможность автоматической пролонгации контракта в случае, если ни одна из сторон не составит письменного заявления о его расторжении.
4. Неотъемлемой частью договора проката машины является Акт приёма-передачи автотранспортного средства, в котором кроме реквизитов сторон необходимо прописать:
5. марку и модель авто; vin-код год ТС;год выпуска; номер шасси и двигателя; номер кузова ТС;объём двигателя; номер и дату паспорта транспортного средства; показания одометра;описание скрытых и явных дефектов автомобиля.

В случае, если документ составляется на срок более 12 месяцев, он подлежит обязательной государственной регистрации. Целевое использование транспортного средства для осуществления деятельности предприятия подтверждается соответствующими путевыми листами.

• Эти документы могут быть составлены на срок от одного до тридцати дней и должны содержать следующие данные:
• показания одометра транспортного средства на начальную дату использования машины; маршрут следования автомобиля; данные работника, использующего транспортное средство; номер водительского удостоверения водителя;стоимость горюче-смазочных материалов, приобретённых в производственных нуждах; подпись работника, эксплуатирующего транспортное средство.
• Скачать договор аренды автомобиля
• Скачать акт приёма-передачи автомобиля
• Как правильно рассчитать налоги при аренде авто у сотрудника

Так как аренда автомобиля у сотрудника является сделкой, предполагающей получение прибыли, закон строго следит за соблюдением бухгалтерией предприятия правил налогообложения. Кроме того, Министерством транспорта Российской Федерации регламентированы определённые нормы расхода ГСМ, которые предприятие имеет право списывать на арендованный автомобиль.

1. Рекомендуем для прочтения:
2. Аренда авто для поездки за границу
3. Оформление договора найма транспортного средства с водителем
4. Оформление договора аренды авто с последующим выкупом
5. Образцы договоров аренды автомобиля без экипажа

Однако Минфин допускает некоторые самостоятельные коррективы нормы в зависимости от особенностей использования транспортного средства. Но это могут делать лишь компании, которые не являются автотранспортными. Нормы расходования топлива устанавливают Приказом по предприятию и должны быть подтверждены документально в первую очередь чеками с автозаправочных станций, приложенными к путевым листам.

НДФЛ

При аренде транспортного средства у собственника без экипажа с размера арендной платы будет удерживаться налог на доходы физических лиц. Размер его составляет 13% для резидентов Российской Федерации. Для нерезидентов страны эта сумма возрастает до 30% от размера полученной прибыли. Если автомобиль арендуется с экипажем, то с заработной платы водителя также будет удержан НДФЛ.

Страховые взносы

Страховые взносы начисляются лишь в случае аренды транспортного средства с экипажем. Речь идёт о страховых выплатах в Фонд обязательного медицинского страхования, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

Знаете ли вы? В некоторых европейских странах не существует понятия ежегодного транспортного налога. Так, во Франции налоги платят при покупке авто, а размер их зависит от мощности ТС. В Австралии же при покупке легкового авто необходимо выплатить в казну 10% от его стоимости.

На сегодняшний день размер этих отчислений составляет:

ПФР: 22%;ФСС: 2,9%;ФОМС: 5,1%.

По правилам бухучёта эти виды сборов удерживаются лишь с заработной платы водителя-собственника ТС. На сумму арендной платы эти вычеты не распространяются.

Налог на прибыль

Снизить базу для налогообложения возможно, включив расходы на технический осмотр и ремонт автомобиля в том случае, если арендодатель подтвердит эти траты, и соответствующий пункт будет прописан в условия договора.

НДС
Что касается налога на добавленную стоимость, то в соответствии с Налоговым кодексом России доход от сдачи в аренду ТС им не облагается. Но это касается лишь договора проката авто без экипажа.

В случае, если компания нанимает автомобиль с экипажем, и ремонт автомобиля оплачивает арендатор, то такие выплаты считаются прибылью собственника авто.

В такой ситуации НДС начисляется на суммы, потраченные на ремонт транспортного средства.

Транспортный налог

Если говорить о транспортном налоге, то в любом случае обязанность по его уплате полностью остаётся на собственнике авто.

Законодательством запрещено прописывать обязательства по уплате этого вида государственного сбора за компанией-арендатором.

Единственный вариант, при котором собственник может удержать размер транспортного налога с предприятия, — повысить арендную плата на соответствующую сумму.

Налог на имущество

До 2013 года налог на имущество начислялся на прокатное авто в случае, если предприятие брало транспортное средство в аренду с последующим выкупом. Однако в настоящий момент предприятия, арендующие ТС у сотрудника, освобождены от уплаты налога на имущество.

Начисления не производятся ни в случае последующего выкупа машины, ни при обычном использовании по договору аренды. Это аргументировано тем, что машина находится за балансом компании, использующей её.

«Упрощёнка»

Предприятия, работающие по упрощённой системе налогообложения должны документально подтверждать все траты, связанные с содержанием автомобиля. Сюда могут быть включены затраты на техническое обслуживание, ГСМ, мойку авто.

Законодательством предусмотрено включение полной стоимости арендной платы в расходную часть налогообложения. При использовании «упрощёнки» расходы могут быть учтены после полной их оплаты.

Все затраты должны быть подтверждены документально, в частности чеками на ГСМ, корректно оформленными путевыми листами, квитанциями со станции техобслуживания и так далее.

Узнайте, как арендовать авто под такси с правом выкупа в РФ.

ЕНВД

Если предприятие-арендатор применяет ЕНВД, то оно не может уменьшать базу для начисления налогов, включая в неё расходы на содержание и использование прокатного авто. В таком случае налоговые платежи уплачиваются из размера вменённого дохода.

Но в любой ситуации предприятие обязано подтверждать траты документально. При выборе ЕНВД не обязательно составление путевых листов, однако лучше всё же составлять документы, чтобы максимально подробно подтвердить целевое использование ТС.

Общая система + ЕНВД

о том, что такое «Яндекс»-лизинг авто.

При использовании общей системы налогообложения арендная плата учитывается в расходной части на дату, последнюю в отчётном промежутке. Затраты же на приобретение топлива, мойку автомобиля, ремонт, парковку и прочее учитываются на дату документов, подтверждающих операцию.

Процесс оформления аренды авто у сотрудника организации

Для того чтобы избежать возможных разбирательств между сторонами при использовании автомобиля компанией, следует корректно оформить сделку. Недопустимо предоставление арендодателем копий правоустанавливающих документов на объект аренды, при составлении соглашения во внимание принимаются лишь оригиналы. Также в договоре необходимо разделить понятия капитального и текущего ремонта машины.

Также в документе должны быть прописаны обязательства по страхованию автомобиля. В случае проката ТС с экипажем, необходимо составить Приказ по предприятию о закреплении за владельцем авто ответственности за содержание и использование автотранспортного средства.

Аренда автомобиля у сотрудника предприятия — безусловно комфортный механизм для решения проблем, связанных с транспортным обеспечением компании. Однако при заключении договора и арендатору, и арендодателю следует тщательно продумать все условия сделки, предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, а также возможность дальнейшего сотрудничества.

Источник: https://auto.rambler.ru/navigator/43255498-arenda-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-buhgalterskiy-i-nalogovyy-uchet-bez-ekipazha-dogovor-kompensatsiya-za-arendu-obrazets/

Договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией в 2019 — скачать образец бланка бесплатно

Если сотрудник компании использует свой личный автомобиль с целью выполнения возложенных на него трудовым договором функций, то в этом случае статьи 642-648 ГК РФ позволяют заключить договор аренды автомобиля между сотрудником и организацией. В результате этого все затраты в виде использованных ГСМ, износа транспортного средства и некоторые другие будут компенсированы собственнику автомобиля.

Для правильного составления такой договора и его соответствия нормам гражданского законодательства следует обратиться за помощью к отлично разбирающимся в этих вопросах квалифицированным юристам интернет-ресурса Правовед.ru.

Посмотрите пример документа перед обращением к юристам сайта!

Скачать образец

3 причиныоставить заявку

• Это бесплатно Вы оставляете заявку бесплатно и ничего не теряете, если никтоиз юристов вам не подойдет.
• У вас появится выбор Вы сравниваете предложенияразных юристов и выбираетесамые выгодные условия.
• Мы на вашей стороне Если вы останетесь недовольнырезультатом, напишите нам, и мывернем вам деньги!

• Законодательство предусматривает довольно большой круг затрат, которые наниматель имеет право возместить своему работнику, которые выполняет работу, используя свой личный автомобиль.
• К ним относятся расходы на:

• бензин и иные виды ГСМ;
• ремонт автомобиля;
• мойку машины;
• страховку авто (ОСАГО и КАСКО);
• возмещение причиненного транспортному средству ущерба.

После погашения работнику всех расходов, компания вправе уменьшить на эту сумму свою налогооблагаемую базу.

Кто может предоставить свою машину в аренду?

На месте арендодателя транспортного средства может быть только его собственник, который обязан предоставить паспорт на автомобиль.

Копия паспорта должна храниться у являющегося арендатором нанимателя до окончания действия договорных отношений Одновременно с ПТС нужно иметь обязательный страховой полюс (ОСАГО) и технический талон, свидетельствующий о регистрации и исправном состоянии машины.

После этого заключается договор аренды автомобиля у сотрудника.

Какие данные указываются в договоре?

В обязательном порядке в этом документе нужно указать информацию о:

• марке транспортного средства;
• годе выпуска машины и номере государственного регистрационного знака;
• номере кузова, его цвете и номере двигателя авто;
• текущей стоимости, предусмотренной договорённостью сторон.

Сумма арендной платы, которую получает собственник машины, указывается в фиксированном виде и выплачивается раз в месяц или в иные согласованные сторонами сроки. Изменить оговоренную сумму в будущем можно только путём заключения дополнительного соглашения, и её нельзя пересматривать чаще раза в течение 12 месяцев.

Если один из реквизитов в договоре обозначен не будет, то при обнаружении этого факта контролирующими органами, он будет признан недействительным.

Автомобиль передаётся в аренду путём подписания акта, в котором указываются все технические характеристики машины, её пробег, общее состояние и стоимость.

Какие документы будут подтверждать расходов на арендованный транспорт?

Для того чтобы расходы при эксплуатации транспортного средства и его обслуживании были приняты к бухучёту и могли учитываться при уплате налогов, следует иметь в наличие такие документы, как:

• ежемесячно оформляющийся путевой лист, в котором указаны количество пробега в километрах и расход топлива в литрах (этот документ должен быть оформлен с особой внимательностью);
• документы (счёт-фактуры, ТН или кассовые чеки) подтверждающие расходы по ГСМ;
• договор с компанией, отпускающей топливо для автомобиля;
• квитанции, подтверждающие факты мойки машины, её стоянки, ремонта (с учётом наличия накладных и актов выполненных СТО работ).

Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля

Весь доход, который получает арендодатель транспортного средства от сдачи своей машины нанимателю, облагается подоходным налогом по обще ставке 13%. Эти деньги арендатор перед выплатой физическому лицу причитающихся по договору сумм перечисляет в ФСЗН. Все расходы, которые собственник машины потратил на её обслуживание, налогом не облагаются и их арендодатель получает в полной мере.

Источник: https://pravoved.ru/documents/new/contract/lease/dogovor-arendi-avtomobilya-mezhdu-sotrudnikom-i-organizaciey/

Как арендовать личный автомобиль сотрудника

Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.

Аренда или компенсация?

Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.

Целесообразно выбрать аренду, если:

• Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
• Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
• Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.

Компенсацию логичнее установить в случае, когда:

• Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
• Машину водит владелец.
• Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.

Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.

Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.

Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог.

К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском.

Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Оформляем договор

Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.

Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:

1. Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
2. Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
3. Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
4. Период, на который передается авто.
5. Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.

Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:

1. Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
2. Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
3. Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
4. Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
5. Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
6. Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).

Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.

Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.

Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку.

Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.

д.

Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Учет расходов на арендованный автомобиль

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Управление

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет.

Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом.

В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Ремонт и обслуживание

Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.

Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.

Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса.

Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание.

Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.

Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.

С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).

Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.

Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:

• проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
• за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
• обращаться в суд.

Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.

В общем случае ремонт, произведенный арендатором в соответствии с обязательствами по договору, — это текущие затраты, они включаются в расходы как по налогу на прибыль, так и при расчете базы для налогообложения на УСН. Главное, чтобы было документальное подтверждение (акты, накладные, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочие).

Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход

Исключение из ремонта – модернизация, т.е.

обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

1. Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.

Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п.

1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость.

Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.

2. Арендатор провел работы, не согласовав их. В этом случае арендодатель вправе отказаться возмещать подобные затраты, даже если речь идет о неотделимых улучшениях. В таком случае при возвращении авто считается, что улучшения передаются безвозмездно. Отделимые улучшения арендатор оставляет себе, договаривается о возмещении с владельцем или дарит.
3. Улучшения произвел арендодатель. Если это не повлияло на технические характеристики и не имеет значения, то продолжается обычная эксплуатация, при необходимости делается дополнительное соглашение с указанием новых характеристик и акт приемки-передачи.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

ГСМ: топливо и путевые листы

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

• Наименование и номер.
• Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
• Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
• Данные водителя (ФИО, медосмотр).
• Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
• Показания одометра (пройденный километраж).
• Даты выезда/въезда на парковку.
• Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Забалансовый учет

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.

Источник: https://assistentus.ru/govorit-buhgalter/arenduem-avtomobil-sotrudnika/